Datenschutzhinweise zur Nutzung der Web-Angebote im Meine BG ETEM - Serviceportal

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche ist

Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)
Gustav-Heinemann-Ufer 130
50968 Köln
Telefon: +49 (0) 221 3778-0

Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter

Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)
50960 Köln
Telefon: +49 (0) 221 3778-0
E-Mail: datenschutz@bgetem.de

II. Bereitstellung und Nutzung Meine BG ETEM- Serviceportal

1. Allgemeine Informationen

Das Meine BG ETEM - Serviceportal ist ein Portal für die Mitgliedsbetriebe und Versicherte der BG ETEM. Das Serviceportal setzt sich aus einem Unternehmensportal und einem Versichertenportal zusammen und stellt für die jeweiligen Nutzergruppen verschiedene Angebote und Leistungen bereit.

Zu den Angeboten und Leistungen des Unternehmensportal zählen die Anzeige von Beitragsbescheiden, der Download von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die Übermittlung von Mitteilungen und Unternehmensänderungen, die Erstellung und Übermittlung von Unfallanzeigen, die Verwaltung von Kontaktdaten und Zugangsdaten sowie unser Chatbot „Mein Digitaler Assistent“. Daneben werden auch präventionsbezogene Funktionen angeboten. Hierzu gehören statistische Auswertungen zu Unfallszenarien in vergleichbaren Betriebsstätten sowie Seminarempfehlungen.

Die Angebote und Leistungen des Versichertenportals umfassen ein digitales Postfach, das Bearbeiten persönlicher Daten sowie das Einreichen digitaler Formulare.

Je nachdem, welche Leistung Sie beantragen oder in Anspruch nehmen, kann es erforderlich sein, dass Sie sich authentifizieren müssen.

Versicherte können sich Ihr persönliches Nutzerkonto Bund unter https://id.bund.de/de erstellen. Bitte beachten Sie bei der Registrierung des Nutzerkontos Bund die geltende Datenschutzerklärung des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung für die BundID. Darüber hinaus ist im Rahmen der Erstregistrierung die Angabe des Aktenzeichens erforderlich. Das Aktenzeichen dient der eindeutigen Identifizierung und Zuordnung zu unseren internen Vorgängen.

Nach erfolgreicher Anmeldung mit Ihrer BundID bzw. den postalisch übermittelten Zugangsdaten können Sie die bereitgestellten Angebote und Services nutzen. Alternativ können Sie die Angebote als Gastnutzer in Anspruch nehmen. In diesem Fall können allerdings nicht alle Angebote und Services genutzt werden.

Unternehmen können sich unter https://meine.bgetem.de/registration unter Angabe des Vornamens, Nachnamens, der 15-stelligen Unternehmensnummer sowie einer E-Mailadresse registrieren. Nach erfolgreicher Prüfung der eingegebenen Daten werden die Zugangsdaten, an die bei der BG ETEM hinterlegte Unternehmensanschrift, postalisch versendet. Anschließend kann die Anmeldung nach Vergabe eines neuen persönlichen Passworts unter https://mub.bgetem.de/ durch den sogenannten Hauptnutzer erfolgen. Dieser kann darauffolgend im Portal, unterteilt nach Services und Betriebsstätten, Unterbenutzer anlegen, welche mit einem eigenen Zugang auf die Unternehmerservices zugreifen können.

2. Was ist der Zweck der Verarbeitung?

Bei der Nutzung des Portals werden personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden von der BG ETEM zum Zweck der Erfüllung unserer gesetzlich vorgesehenen Aufgaben nach dem siebten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII) – gesetzliche Unfallversicherung – verarbeitet. Unsere Aufgaben ergeben sich aus § 199 Abs. 1 SGB VII.

Im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung des Portals verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Zur technischen Bereitstellung und Betrieb des Portals und Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität
• Authentifizierung und Identifizierung der Nutzenden
• Durchführung gesetzlicher Aufgaben nach dem Sozialgesetzbuch
• Bereitstellung digitaler Verwaltungsleistungen (z.B. Formulare, Anträge)
• Kommunikation mit Versicherten und Unternehmen

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten erhoben und verarbeitet?

• Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorschriften
Die Nutzung des Portals ist freiwillig. Soweit die Daten im Rahmen der Aufgabenerfüllung der BG ETEM als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen Vorschriften des Sozialgesetzbuches, insbesondere SGB VII.
• Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Authentifizierung und Identifizierung basiert auf Ihrer Einwilligung im Sinne von Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie bei Registrierung Ihres Nutzerkontos Bund sowie Unternehmenskontos erteilt haben.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Portals können verschiedene Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Der Umfang der Datenverarbeitung ist regelmäßig davon abhängig, welche Angebote und Services Sie im Portal nutzen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Technische Daten, die in sogenannten Logfiles (Protokolldateien) geschrieben werden und folgende Informationen enthalten:
o das Datum und die Uhrzeit Ihres Zugriffs,
o der Name und die URL der abgerufenen Dateien,
o die Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt,
o das Betriebssystem Ihres Rechners und der von Ihnen verwendete Browser,
o IP-Adresse des anfragenden Rechners
o der Name Ihres Internet-Service-Providers.

• Authentifizierungs- und Identitätsdaten:
o Identitätsdaten BundID (Name, akademischer Grad, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Dokumentenart, eindeutige Identifizierungskennung, spezifische Daten die von notifizierten oder sonstigen anerkannten elektronischen Identifizierungsmitteln übermittelt werden sowie dienst- und kartenspezifische Kennzeichen)
o Kommunikationsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Organisation)
o Unternehmensnummer
o Aktenzeichen
o Nutzungs- und Metadaten

• Inhaltsdaten, die bei der Nutzung der digitalen Angebote und Leistungen bereitgestellt oder erstellt werden:
Versichertenportal
o Angaben zur Person (Name, Vorname, Geburtsdatum etc.)
o Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, Emailadresse etc.)
o Abwicklungsdaten (Unfall-/BK-Aktenzeichen, Kontoverbindung etc.)
o Angaben zum Versicherungsfall (Unfallhergang, Diagnosen, Arztberichte, Gutachten, Vorerkrankungen, Jahresarbeitsverdienst etc.)
o Regressdaten (Zeugenaussagen, Sachverständige, Angaben von Ermittlungsbehörden, Haftpflichtversicherer, Schädigende etc.)

Unternehmensportal
o Angaben zum Unternehmen
o Kontaktdaten (Ansprechpartner, Telefonnummer etc.)
o Abwicklungsdaten (Unternehmensnummer, Kontoverbindung etc.)
o Relevante Beitragsdaten (Lohnsumme, Gefahrtarife etc.)
o Präventionsunterlagen (Prüfberichte etc.)
o Unfallbezogene Daten (z.B. Angaben zu gemeldeten Arbeitsunfällen, Unfallzeitpunkten, Unfallarten und Unfallfolgen)
o Seminar- und Buchungsdaten (z.B. gebuchte Seminare, Teilnahme- und Buchungsinformationen sowie zugehörige Veranstaltungsdaten)
o Aus den vorgenannten Daten abgeleitete Merkmale und statistische Auswertungen (z.B. aggregierte Kennzahlen und Betriebsmerkmale)

5. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Stellen außerhalb der BG ETEM nur dann, wenn uns das Gesetz diese Übermittlung erlaubt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der BG ETEM können insbesondere sein:
• Leistungserbringende Stellen (z.B. Ärztinnen und Ärzte, Gutachterinnen und Gutachter, Krankenhäuser, Reha-Zentren, Hilfsmitteldienstleistende, Apotheken)
• Unfallbetrieb oder zuständige Einrichtung (z.B. Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber, Hochschule, Schule, Kindergarten, Hilfeleistungsunternehmen)
• Andere Leistungsträger (z.B. die Krankenversicherung zur Abwicklung der Auszahlung von Entgeltersatzleistungen, Postrentendienst zur Auszahlung von Renten)
• Andere Unfallversicherungsträger (z.B. für gemeinsame Vorsorgedateien)
• Beteiligte im Regressverfahren (z.B. Unfallbeteiligte, Zeuginnen und Zeugen, Haftpflichtversicherung, Polizei)
• Organe der Rechtspflege und Dienstleister (z.B. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Gerichte, Insolvenzverwalterinnen und Insolvenzverwalter, Geldinstitute)
• Der Spitzenverband der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (z.B. für Statistiken, Unternehmerverzeichnis)
• Staatliche Arbeitsschutzbehörden

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie diese für die oben genannten Zwecke erforderlich sind. Danach erfolgt eine Löschung gemäß gesetzlichen Vorgaben und interner Löschkonzepte.

III. Chatbot „Mein digitaler Assistent“

1. Allgemeine Informationen

Die BG ETEM stellt im Unternehmensportal einen KI-gestützten Chatbot („Mein digitaler Assistent“) zur Verfügung. Der Chatbot dient der Beantwortung häufig gestellter Fragen sowie der Bereitstellung allgemeiner Informationen zu Leistungen, Angeboten und Verfahren der BG ETEM.

Der Chatbot dient ausschließlich der allgemeinen Information und Unterstützung. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Mitarbeitende der BG ETEM. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte direkt an die zuständigen Stellen der BG ETEM.

2. Was ist der Zweck der Verarbeitung?

Im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung unseres Chatbots verarbeiten wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
• Bereitstellung eines digitalen Informations- und Supportsystems
• Beantwortung von Fragen von Mitgliedsunternehmen und weiteren Nutzern
• Verbesserung der Qualität und Funktionsweise des Chatbots
• Analyse der Nutzung und Auswertung von Feedback
• Unterstützung bei der Weiterleitung von Anliegen an zuständigen Stellen der BG ETEM
Der Chatbot dient ausschließlich der Information. Es werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung getroffen. Die im Rahmen der Nutzung eingegebenen Chatinhalte werden nicht zum Training oder zur automatischen Weiterentwicklung des zugrunde liegenden KI-Modells verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten erhoben und verarbeitet?

Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Chatbots werden Sie darauf hingewiesen, keine personenbezogenen Daten in das Chatfenster einzugeben. Der Umfang der Datenverarbeitung ist daher regelmäßig davon abhängig, welche Inhalte und Informationen Sie im Rahmen der Nutzung selbst bereitstellen. Eingaben werden vor der weiteren Verarbeitung nach Möglichkeit automatisiert auf personenbezogene Daten geprüft und in neutrale Platzhalter umgewandelt, um eine Verarbeitung personenbezogener Daten soweit wie möglich zu vermeiden.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
• Chatinhalte
• Durch das System generierte Antworten
• Bewertung der Antwort

Darüber hinaus werden zur technischen Bereitstellung des Chatbots, zur Gewährleistung der Systemsicherheit sowie zur Qualitätssicherung und Verbesserung der Antworten, folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
• IP-Adresse
• Zeitstempel der Nutzung
• Technische Protokolldaten
• Session-ID des Chats

Wenn Ihre Anfrage durch den Chatbot nicht beantwortet werden kann, haben Sie die Möglichkeit Ihr Anliegen über ein Kontaktformular an einen zuständigen Mitarbeitenden der BG ETEM zu übermitteln. In diesem Fall wird der bisherige Chatverlauf automatisch in das Kontaktformular übernommen, um die Bearbeitung des Anliegens zu erleichtern. Der Chatverlauf kann im Kontaktformular entfernt werden, wenn eine Übermittlung der Daten nicht gewünscht ist.

5. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?

Der Chatbot und die zugrunde liegende Infrastruktur werden auf Servern der BG ETEM betrieben (On-Premise-Betrieb). Dadurch verbleiben die Daten innerhalb der BG ETEM und werden nicht an externe Dienstleister übermittelt.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Die Löschung erfolgt automatisiert nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer.

Die Speicherdauer beträgt in der Regel:
• Chatverläufe: 90 Tage
• Feedbackdaten: 90 Tage
• Technische Protokolldaten: 90 Tage

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sofern Sie Ihre Rechte aus der DSGVO, insbesondere aus Art. 15 bis 18 und Art. 21 DSGVO jeweils i.V.m. § 83, § 84 SGB X im Zusammenhang mit einem konkreten Chat geltend machen möchten, kann eine Zuordnung von gespeicherten Chatverläufen zu einer bestimmten Person nur unter Angabe der im Chatfenster angezeigten Session-ID erfolgen. Anhand dieser Kennung kann ein Chatverlauf – sofern dieser noch gespeichert ist – identifiziert werden.

8. Hinweise zu Nutzung und Einsatz von KI

Der Chatbot basiert auf Systemen der künstlichen Intelligenz. Nutzer werden darüber informiert, dass sie mit einem automatisierten KI-System interagieren und nicht mit einer natürlichen Person. Die Antworten werden automatisiert generiert und können auf statistischen Wahrscheinlichkeiten beruhen. Trotz sorgfältiger Entwicklung und Prüfung kann nicht ausgeschlossen werden, dass einzelne Antworten unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sind. Zudem kann es vorkommen, dass Eingaben von Nutzern durch das KI-System falsch interpretiert werden, was zu unzutreffenden oder nicht vollständig passenden Antworten führen kann.

IV. KI-gestützter Service im Bereich Prävention

1. Allgemeine Informationen

Die BG ETEM stellt im Unternehmensportal im Bereich „Sicherheit und Gesundheit“ einen KI-gestützten Service zur Unterstützung der betrieblichen Prävention bereit.

Dieser Service umfasst zwei Funktionen: automatisiert erzeugte Empfehlungen geeigneter Seminare, die auf vorhandenen Betriebs- und Präventionsdaten (z.B. Branche, Betriebsgröße und weitere Unternehmensmerkmale), historischen Seminarbuchungen sowie den inhaltlichen Beschreibungen der Seminare basieren, sowie eine Anzeige der Top-3-Unfallszenarien für den jeweiligen Betrieb und für Betriebe derselben Branche auf Basis der gemeldeten Unfalldaten der letzten 12 Monate. Diese Daten werden vor der hier beschriebenen Verarbeitung aggregiert und teilweise vollständig anonymisiert, sodass der Personenbezug weitgehend reduziert und eine Re Identifikation in den meisten Fällen nicht mehr möglich ist.

Die Ergebnisse werden automatisiert durch statistische und KI-Verfahren erzeugt und als unverbindliche Unterstützung bereitgestellt; sie ersetzen keine individuelle Beratung und begründen keine rechtlichen Pflichten.

2. Was ist der Zweck der Verarbeitung?

Im Rahmen der Bereitstellung der KI-gestützten Services im Bereich Prävention verarbeiten wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
• Bedarfsgerechte Bereitstellung von Seminarangeboten
• Transparente Darstellung typischer Unfallschwerpunkte

Durch die Auswertung vorhandener Betriebs-, Unfall- und Seminarbuchungsdaten sollen relevante Seminare vorgeschlagen und wiederkehrende Unfallszenarien aufgezeigt werden, um Gefährdungsbeurteilungen und Präventionsmaßnahmen gezielt zu verbessern und so zur Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren beizutragen.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten erhoben und verarbeitet?

Die Verarbeitung zu den genannten Funktionen erfolgt zur Wahrnehmung der gesetzlichen Aufgaben der BG ETEM als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung, insbesondere ihres Präventionsauftrags, mit allen geeigneten Mitteln für die Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren zu sorgen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen sozialrechtlichen Vorschriften, aus denen sich die Verpflichtung der BG ETEM ergeben, die hier vorliegenden Daten zu den genannten Zwecken zu verarbeiten, insbesondere §§ 199, 14 SGB VII sowie §§ 67, 67a, 67c, 69 und 80 SGB X.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der vorgenannten Verarbeitung sind die nachstehenden Kategorien personenbezogener Daten betroffen:
• Betriebsdaten (Branche, Betriebsgröße und Region)
• Unfallbezogene Daten (z.B. Unfallzeitpunkt und kodierte Unfallmerkmale)
• Seminar- und Buchungsdaten (bisherige Seminarteilnahmen sowie Seminartitel und -beschreibungen)
• Abgeleitete und statistische Auswertungen (Unfallszenarien-Rankings und Relevanzscores für Seminarempfehlungen)
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten soweit aus den vorgenannten Daten im Einzelfall ein Gesundheitsbezug einzelner Personen bei sehr kleinen Betrieben abgeleitet werden kann.

5. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?

Der KI-gestützte Service und die zugrunde liegende Infrastruktur werden auf Servern der BG ETEM betrieben (On-Premise-Betrieb). Dadurch verbleiben die Daten innerhalb der der BG ETEM und werden nicht an externe Dienstleister übermittelt.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden hierbei nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Für die im Rahmen der KI-gestützten Services verarbeiteten Datenkategorien gelten dabei insbesondere folgende Fristen:
• Betriebsdaten: Speicherung im Rahmen der allgemeinen Mitglieds- und Bestandsdatenhaltung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben und der internen Löschkonzepte, solange das Mitgliedschafts- bzw. Zuständigkeitsverhältnis besteht und die Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind.
• Unfallbezogene Daten: bis zu sechs Jahre nach Maßgabe der gesetzlichen Löschfristen.
• Seminar- und Buchungsdaten: Für die Dauer der gebuchten Maßnahme und bis zu drei Jahre.
• Abgeleitete und statistische Auswertungen: Die abgeleiteten Schlüssel werden bis zu sechs Jahre gespeichert; die Statistiken und Seminarempfehlungen selbst werden täglich auf Grundlage der aktuellen Daten neu berechnet, wobei die zugrunde liegenden Daten überschrieben werden.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Soweit aus den vorgenannten Daten im Einzelfall ein Gesundheitsbezug abgeleitet werden kann, richtet sich deren Speicherdauer nach der jeweiligen Datenkategorie, aus der sich der Bezug ergibt (insbesondere unfallbezogene Daten: bis zu sechs Jahre).

V. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Drittländer darf grundsätzlich nur erfolgen, sofern im Falle von Sozialdaten oder besonderer Kategorien personenbezogener Daten zwingend ein Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO vorliegt oder für alle anderen personenbezogenen Daten EU-Standarddatenschutzklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c, d DSGVO oder eine andere im Art. 46 DSGVO aufgeführte geeignete Garantie vorliegen.
Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland kann z.B. bei Behandlungen im Ausland im Interesse Ihrer Leistungserbringung erforderlich sein.

VI. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO, § 83 SGB X). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO, § 84 SGB X), Löschung (Art. 17 DSGVO, § 84 SGB X), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO, § 84 SGB X) sowie das Recht auf Widerspruch der Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, § 84 SGB X) Ihrer personenbezogenen Daten.
VII. Ihr Widerrufsrecht

Soweit die Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung vorgenommen wurde, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Allerdings gilt der Widerruf Ihrer Einwilligung nur für die Zukunft und nicht für die Vergangenheit. Die bis zu dem Zeitpunkt Ihres Widerrufs vorgenommene Datenverarbeitung bleibt damit rechtmäßig.

Den Widerruf müssen Sie gegenüber der BG ETEM erklären. Sie finden die Kontaktdaten unter Ziffer 1. dieser Datenschutzhinweise.
VIII. Ihr Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein, bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich auch an die für die BG ETEM zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153

53117 Bonn

Telefon: +49 (0) 228 997799-0

Internetauftritt: www.bfdi.bund.de